Kinh nghiệm áp dụng Kaizen - 5S

Hiện nay, “việc cải tiến liên tục các quá trình -  Kaizen” là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp. Kaizen bao gồm việc sáng tạo và thực hiện những ý tưởng nhằm đạt được mục tiêu bằng những phương pháp mang lại hiệu quả cao hơn. Mục tiêu của Kaizen không phải là giảm chi phí mà là làm cho công việc đơn giản hơn, nhanh hơn, tiện ích hơn và hiệu quả hơn. Chìa khóa để thực hiện Kaizen chính là không ngừng đưa ra các ý tưởng nhằm thúc đẩy cải tiến.

Nếu Kaizen được xem là một công cụ chiến lược vững chắc để khắc phục các khó khăn và đạt được các mục tiêu của công ty thìphương pháp 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật)  là các kỹ thuật cơ bản cho phép tăng hiệu quả và năng suất trong khi vẫn đảm bảo một môi trường tổ chức dễ chịu. Tiêu chuẩn 5S thực tiễn được thực hiện qua 5 quá trình cơ bản : Seiri (Sàng lọc) , Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shituke (Sẵn sàng). 

Một nghiên cứu được thực hiện tại một phòng kinh doanh đã chỉ ra rằng, việc áp dụng triết lý Kaizen và phương thức 5S đã làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20% (tối đa mất 1 phút để tìm bất kì tài liệu nào). 

Triết lý Kaizen và phương pháp 5S là gì ?

Ngăn nắp, gọn gàng là nền tảng để nâng cao năng suất, chất lượng

Để thực hiện được điều này, các nhân viên trong phòng đó đã bắt đầu bằng việc Seiri (Sàng lọc ). Cụ thể là, khu vực làm việc đã được đánh dấu rõ ràng đi kèm với việc áp dụng nhãn đỏ cho tất cả các yếu tố được coi là không cần thiết cho bộ phận bán hàng. Đồng thời, mọi vật không có giá trị sử dụng đã được loại bỏ (khoảng 50kg gỗ thừa đã được vứt bỏ).

Ngoài ra, các nguyên nhân dẫn đến sự tích tụ bừa bãi cũng được thu thập và phân tích cụ thể. Kết thúc Seiri, 2 quá trình tiếp theo được áp dụng là Seiton (Sắp xếp) và Seiso (Sạch sẽ). Qua hai quá trình này, tất cả các đối tượng được đặt không phù hợp đã được kiểm kê và được thay thế bằng các vật dụng cần thiết cho khu vực bán hàng. Cùng với đó, các tiêu chuẩn trực quan của sự sắp xếp hợp lý đã được thiết lập.

Tiếp theo đó, toàn bộ khu vực văn phòng đã được làm sạch , hệ thống dây điện được thay thế và các tác nhân gây rối loạn trật tự đều đã được phát hiện. Tương tự như vậy, phương thức trên cũng được áp dụng cho một phân xưởng cơ khí. Và kết quả đạt được là: giải phóng được 30% diện tích lưu trữ, giảm thời gian lao động không hiệu quả xuống 10%, tạo và duy trì các tiêu chuẩn, quy trình dịch vụ cụ thể , đồng thời xác định các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của phân xưởng.

Kaizen không phải là 1 công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là một triết ly. Việc áp dụng các nguyên tắc Kaizen có thể ví như một cuộc đối thoại liên tục giữa người quản lý và người lao động và giữa người lao động này với người lao động khác. Chính vì thế, các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

Tham khảo khóa học "Thực hành 5S - Kaizen" của trường SAM do các chuyên gia giỏi giảng dạy để hiểu đúng và áp dụng hiệu quả 5S – Kaizen tại doanh nghiệp của bạn

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849

Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn

Những bước thực hiện 5S đơn giản

5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Thông thường, 5 từ này được dùng nguyên gốc tiếng Nhật. Tuy nhiên, trong tiếng Việt chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng và trong tiếng Anh là: Sort, Straighten, Sweep, Standardize, Sustain.

5S là chương trình cải tiến năng suất phổ biến tại Nhật và tại nhiều quốc gia trên thế giới. Đây là một trong các công cụ sắc bén của sản xuất tinh gọn. Khi thực hiện đúng, 5S có thể đem tới hiệu quả tiết kiệm từ 10% tới 30%.

Hiện nay, các công ty tại Việt Nam đang có xu hướng thực hành 5S vào quá trình sản xuất chuyên nghiệp, tuy nhiên, việc hiểu và áp dụng đúng phương pháp này đang còn là một vấn đề nan giải . Trường SAM xin chia sẻ đến các doanh nghiệp 10 bước thực hiện 5S hiệu quả nhất:

1. Lập ra một kế hoạch hành động

Trước tiên, để xây dựng và triển khai một chương trình 5S thành công, các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch và lộ trình cụ thể. Tất cả Cán bộ nhân viên trong công ty từ cán bộ quản lý đến nhân viên làm việc tại mục tiêu, phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng vào công việc hàng ngày tại nơi làm việc. Đây là nội dung sẽ đưa vào tiêu chí đánh giá thi đua đối với cá nhân, đơn vị từ triển khai.

Cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát toàn bộ trước khi tiến hành cải tổ lại theo tiêu chí 5S vì trong quá trình triển khai 5S sẽ xuất hiện những phản ứng trái chiều bất lợi khi mỗi chính sách đưa ra có ảnh hưởng đến thói quen, mục đích của người khác.

– Thành lập đội 5S, đội này sẽ chỉ huy việc thực hiện toàn bộ hệ thống

– Xây dựng kế hoạch 5S rõ ràng bao gồm cả tiến độ dự kiến

2. Đào tạo và chỉ dẫn cho những người có liên quan

– Thông báo về ý nghĩa của 5S cho tất cả những người có liên quan

– Xác định kết quả kỳ vọng và mong muốn về một hệ thống 5S

– Kết quả được đảm bảo bởi những người có liên quan

– Nhấn mạnh rằng “Giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề” phải trở thành quy tắc chứ không phải chỉ đổ lỗi và chỉ tay năm ngón.

3. Lựa chọn, đánh giá và lập hồ sơ một khu vực bắt đầu

– Chọn ra một khu vực riêng biệt để trển khai các công cụ, kỹ thuật và phương pháp cho hệ thống 5S.

– Sử dụng dữ liệu của toàn bộ tài liệu và tranh ảnh của khu vực này làm ví dụ cho tất cả quan sát.

– Phải tôn trọng những khu vực cá nhân

– Tiến hành đánh giá 5S ở mức cơ sở

– Lập ra các mục tiêu về 5S phải đạt được cho đội 5S, thông  báo về kỳ vọng của đội 5S.

4. Triển khai thực hiện 5S

 Seiri – Sàng lọc ( Sort)

– Các vật dụng được phân loại và vật dụng không cần thiết được bỏ ra khỏi nơi sản xuất.

 Seiton – Sắp xếp (Set)

– Việc tiếp cận được đơn giản hóa và các vị trí được đánh dấu số lượng và dán nhãn rõ ràng.

 Seiso – Sạch sẽ (Sweep)

– Các nhóm làm việc lập ra những thói quen làm sạch trong vòng 5 hoặc 10 phút.

– Kiểm tra tận nơi để đảm bảo “Sàng lọc” và “Sắp xếp” được thực hiện.

Seiketsu – Săn sóc (Standardize)

– Xem xét Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ (quét dọn): đảm bảo chúng được tiến hành ở mức tốt nhất bởi tất cả mọi người (đặc biệt là giữa các ca).

 Shitsuke – Sẵn sàng (Sustain)

– Đảm  bảo các lợi ích của 5S được thấm nhuần: sử dụng công cụ giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề “5 tại sao” (hỏi Tại sao 5 lần).

– Phân công trách nhiệm về 5S ở cả 2 mức tập thể và cá nhân.

5. Đưa 5S trở thành một thói quen và triển khai ở các khu vực khác

– Đánh dấu thành công của bạn và tiếp tục thực hiện

– So sánh thực tế thực hiện với kết quả kỳ vọng

– Đảm bảo rằng các quá trình và thủ tục 5S đã xây dựng được kế thừa.

Để duy trì, việc quan trọng là lãnh đạo phải làm gương và tổ chức để thành viên trong công ty tham gia thực hiện, đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành. Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần. Đánh giá chéo giữa các phòng, ban với mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S, từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện, đồng thời để có cơ sở giúp Ban Tổng Giám Đốc đề ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời.

6. Không ngừng cải tiến 5S

– Cải tiến bằng cách đo lường, phân tích và xây dựng điểm chuẩn đối với các kết quả tích cực.

– Tìm kiếm một công ty có cùng quy mô mà đã thực hành 5S trong một lĩnh vực ngành nghề hoàn toàn khác.

Để hiểu rõ ngọn nguồn và đi sâu vào tìm hiểu 5S, đồng thời đưa ra được một chiến lược áp dụng 5S hiệu quả, nhanh chóng, trường SAM mới quý anh/ chị  hãy tham gia khóa học " Thực hành 5S - Kaizen" do những chuyên gia giỏi, nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy, kết hợp với đó là phương pháp thực hành ngay trong khóa học sẽ giúp quý anh/chị đạt được kết quả tốt nhất.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08) 35 178 848 - 35 178 849

Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn